شیوه نامه مرکز اسناد و شواهد
راهبردی سلامت استان
مقدمه
و ضرورت شکل گیری
جریان برنامه‌ریزی
جامع سلامت استان زنجیره‌ای از فعالیت‌ها و فرایندها را بر می‌انگیزد که سمت و سوی
همه آنها ایجاد نیاز مبرم به شواهد معتبر برای برنامه‌ریزی موثق و مبتنی بر شواهد
است. تدارک مستندات و شواهد موردنیاز در
برنامه‌ریزی‌های آینده از وظایف ذاتی دبیرخانه سلامت و امنیت غذایی دانشگاه است و
با توجه به ضرورت ایجاد حافظه سازمانی در دانشگاه علوم پزشکی و خدمات بهداشتی
درمانی، تشکیل و راه‌اندازی مرکز اسناد و شواهد راهبردی سلامت استان ضرورت
می‌یابد.
ماده
1- هدف:
هدف از راه‌اندازی
مرکز، ایجاد پایگاهی برای گردآوری، نگهداری و سازماندهی اسناد راهبردی سلامت استان
و فراهم آوردن امکان دسترسی سهل و سریع محققان، مدیران، کارشناسان، دانشجویان،
اعضای کانونهای سلامت محله، خانه مشارکت مردم در سلامت، مجامع سلامت، اندیشگاه
سلامت، پیامگزاران، اعضاء دبیرخانه سلامت دستگاههای اجرائی و مراکز تحقیقات مولفههای
اجتماعی سلامت، نمایندگان شوراها و مجلس شورای اسلامی استانی، معاونتهای
دانشگاه/دانشکده علوم پزشکی و .... به آنهاست. انتظار می‌رود از این مرکز به عنوان
پایگاه اطلاعات سیاست‌گذاری و برنامه‌ریزی‌های راهبردی بخش سلامت در استان بهرهبرداری
شود.
ماده
2- وظایف:
1. تدوین و اعلام ضابطه‌هاو استانداردهای
ورود، انتخاب، سازماندهی، نگهداری، در
اختیار گذاردن و امانت دادن مدارک موجود
2. پیگیری دریافت اسناد راهبردی و گزارش‌های
ویژه‌ی سلامت محور از ادارات، سازمان‌ها، استانداری و فرمانداری
3. تدوین و به اشتراک گذاری استانداردهای
تنظیم اسناد کاربردی و فرم های استاندارد به منظور یکپارچه سازی مستندات موجود
4. گردآوری، نگهداری و سازماندهی مدارک
استانی – ودر حد لزوم کشوری- که از
گذشته در خصوص برنامههای استانی تولید شده و ممکن است برای آگاهی از روندها به
کار آید.
5. اطلاع رسانی ادواری و مناسب در باره
موجودی و تازه‌های مرکز
6. اعلام استانداردها و سیاست چاپ و نشر
مدارک و مستنداتی که در دبیرخانه یا با همکاری آن تولید می‌شود.
ماده 3- اسناد درخور نگهداری در مرکز:
اسناد مرتبط با دبیرخانه سلامت و امنیت غذایی دانشگاه شامل :
7. مصوبات کارگروه، مستندات برنامه ریزی های کوتاه مدت،
میان مدت و دراز مدت،
8. تحقیق و پژوهش شامل نتایج طرحهای تحقیقاتی
مرتبط با سلامت عمومی استان و نتایج مطالعات راهبردی مراکز تحقیقات مولفههای اجتماعی
موثر بر سلامت که نتیجه آن منتج به مداخلات اجرائی شده یا این ظرفیت را خواهد داشت.
9. قوانین، مقررات، آیین نامهها و شیوه نامههای
مرتبط و قابل بهرهبرداری در کارگروه
10. تفاهم نامههای منعقد شده که به نوعی با
وظایف کارگروه ارتباط دارد.
11. اسناد بالادستی شامل برخی اسناد ملی مانند سیاست های کلی سلامت، برنامههای توسعه، برنامه
بودجه و قوانین مرتبط دیگر، همچنین مصوبات شورای عالی سلامت و امنیت غذایی، پیوستهای
سلامت، شاخصهای عدالت در سلامت و مولفههای
اجتماعی موثر بر سلامت بعنوان یکی ازارکان که شواهد لازم را در استان از باب سلامت
و متغییرهای مرتبط با سلامت در مرکز اسناد گردآوری نماید .
12. گزارش های مرتبط با کارگروه ساغ شامل گزارش
ارزشیابی اجرای سیاست های مصوب در کارگروه سلامت و امنیت غذایی استان، گزارش ارزیابی
اثرات پروژه های گوناگون توسعه استانی بر سلامت و...
13. احکام شامل ابلاغ رییس و کارشناسان دبیرخانه
کارگروه ساغ و ابلاغ پیامگزاران دستگاهها
در سطح استان
14. انواع فرم ها و مستندات استاندارد شامل خلاصه
شواهد پشتیبان، خلاصه پیشرفت مصوبات، کاربرگ بیان مساله و....
ماده 4- ضوابط نگهداری:
نگهداری اسناد برگزیده
درمرکز به صورت فایل الکترونیک خواهد بود.
حفظ یا ازمیان بردن شکل نخستین اسنادی که به مرکز راه می‌یابند با رعایت ضوابط و
تائید رئیس دبیرخانه سلامت و امنیت غذایی امکان پذیر است. ضوابط نگهداری و
سازماندهی اسناد براساس راهنماهای پیوست می باشد.(پیوست 2و 3)